Każda firma mała czy duża opiera się na procesach. Jeśli zostaną one źle zaprojektowane, to mogą doprowadzić do chaosu. Czym są procesy w firmie? Czy w każdej działalności się one sprawdzą?
Procesy w firmie
Procesy w firmie są zbiorem działań, które są ze sobą ściśle powiązane i wzajemnie na siebie oddziałują. Procesy opierają się na przekształceniu danych wejściowych w wyjściowe. Aby wszystko przebiegło sprawnie i przyniosło oczekiwane rezultaty, należy dobrze zidentyfikować procesy i je określić.
Procesy składają się z trzech elementów. Pierwszym z nich są dane wejściowe. Kolejny to przetwarzanie, a ostatni element to dane wyjściowe. Procesy biznesowe mają za zadanie przeprowadzić firmę od punktu A do punktu B. Punkt A jest pomysłem, a punkt B jest efektem realizacji tego pomysłu. Każde zadanie przeprowadzane w firmie może być procesem, nawet zakup długopisów czy obsługa klienta.
Rodzaje procesów w firmie
W każdej firmie rozróżnia się dwa procesy. Jest to proces podstawowy i pomocniczy. Pierwszy z nich jest procesem, do realizacji którego firma została powołana i wynika z jej działalności statutowej. Procesy podstawowe przyczyniają się do osiągnięcia zaplanowanych wyników finansowych.
Drugą grupą procesów są procesy pomocnicze. Nazywane są inaczej procesami wspierającymi, gdyż ich głównym zadaniem jest wspieranie procesów kluczowych. Procesy pomocnicze nie są odpowiedzialne za tworzenie wartości dodanej. Wręcz przeciwnie. Procesy pomocnicze generują dodatkowe koszty. W procesach pomocniczych wyróżnia się jeszcze procesy zarządzania, które działają i sterują procesami podstawowymi i wspierającymi.
Procesy w firmie – narzędzia
Lepsze zarządzanie procesami można osiągnąć za pomocą trzech narzędzi. Pierwszym z nich jest mapowanie procesów, które polega na stworzeniu mapy ilustrującej przebieg procesu od punktu A do punktu B. Drugie narzędzie to modelowanie procesów, które polega na tworzeniu diagramów. Diagramy te pokazują jak proces przebiega.
Ostatnie narzędzie to optymalizacja, która polega na analizowaniu i ulepszaniu procesów w firmie. Jej celem jest usprawnienie procesu, które odbywa się pracą z ludźmi, a więc na szkoleniu ich, które prowadzi do sprawniejszego działania.